Hranjenje/analiza anket

Iz eVsebine
Skoči na: navigacija, iskanje

Analiza vprašalnikov delovne skupine za trajno ohranjanje e-vsebin
ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE, 4.4.2013

Odgovore na anketo so posredovali (11 izpolnjenih anket):

  • Inštitut za novejšo zgodovino
  • MK, Direktorat za kulturno dediščino, INDOK center
  • Narodna in univerzitetna knjižnica
  • Novi Zato, Ptuj
  • Pokrajinski arhiv Maribor
  • Slovenska kinoteka
  • Slovenski filmski arhiv (Arhiv RS)
  • Zavod za varstvo kulturne dediščine Slovenije
  • ZVKDS, Restavratorski center
  • Arhiv RS
  • MPJU

V nadaljevanju sledi analiza odgovorov in predlogi ciljev delovne skupine za trajno ohranjanje e- vsebin:

1. Ali naj da delovna skupina poudarek pri svojih izdelkih:

  • 4 odg: na pripravo smernic, priporočil, zahtev za trajno ohranjanje e-vsebin
  • / odg: na konkretno infrastrukturno rešitev materialnega varstva e-vsebin
  • 7 odg na obeh področjih

Predlagani cilj delovne skupine: Pripravijo se smernice, priporočila in zahteve za trajno ohranjanje e-vsebin ter infrastrukturno rešitev materialnega varstva e-vsebin.

2. Kje predlagate poudarek delovne skupine glede na način nastanka e-vsebin?

  • 1 odg: na digitaliziranem gradivu
  • / odg: na izvorno digitalnem gradivu
  • 10 odg: na obeh področjih

Predlagani cilj delovne skupine: Pripravijo se smernice, priporočila in zahteve za trajno ohranjanje digitaliziranega in izvorno digitalnega gradiva.

3. Navedite pravne podlage, ki morebiti urejajo področje trajnega ohranjanja e-vsebin na vašem področju.

  1. 5 odg: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/
  2. 3 odg: Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
  3. 3 odg: Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi
  4. 4 odg: Enotne tehnološke zahteve 2.0 /ETZ/
  5. 3 odg: Zakon o varstvu kulturne dediščine /ZVKD/
  6. 2 odg: Pravilnik o registru kulturne dediščine
  7. 1 odg: Zakon o obveznem izvodu publikacij (ZOIPib)
  8. 1 odg: Pravilnik o vrstah in izboru elektronskih publikacij za obvezni izvod
  9. 1 odg: Ostalo: http://www.nuk.uni-lj.si/todv/hranjenje/zakonodaja-predpisi/
  10. 1 odg: Strategija trajnega ohranjanja digitalnih virov v Narodni in univerzitetni knjižnici 2012-2020
  11. 1 odg: Strategija razvoja slovenskega javnega e-arhiva e-ARH.si in njen akcijski načrt (potrjeno s strani Vlade RS 29. julij 2010)
  12. 1 odg: Ne poznam zakonov na tem področju

Predlagani cilj delovne skupine: Pregleda se relevantne predpise in iz njih izluščijo vsa določila, ki se izključno nanašajo na dolgotrajno ohranjanje e-vsebin. Vse skupaj se naveže še na priporočila iz standardov (točka 4). Na podlagi tega se ugotovi, ali so potrebne dopolnitve oz. popravki pravnih podlag. Predlog: upoštevajo naj se tudi predpisi, ki jih navajata ostali dve skupini (povezava: http://evsebine.ljudmila.org/Dostopnost in http://evsebine.ljudmila.org/Digitalizacija )

Izvedejo:

  • predpise pod zap.št 1 – 4, 11: Miro Novak, Judita Mesarič, Tatjana Hajtnik, Tatjana Rezec Stibilj, Vladimir Sunčič, Nada Čibej, Polonca Blaznik, Samo M. Strelec
  • predpise pod zap.št.7-10: Matjaž Kragelj, Janko Klasinc, Stanislav Bahor, Alenka Kavčič Čolić, Andrej Pančur, Sabina Povšič, Mojca Šorn, Jurij Hadalin,
  • predpise pod zap.št. 5-6: Tanja Čajevec, Mojca Čermelj, Ksenija Kovačec, Dušan Miklavčič, Ivan Nedoh, Matjaž Požlep

Rok:

4. Navedite standarde, priporočila, smernice, navodila, terminološke slovarje, ki jih trenutno uporabljate pri izvajanju trajnega ohranjanja e-vsebin.

Predlagani cilj delovne skupine: Pregleda se relevantne standarde, priporočila, smernice, navodila in iz njih izluščijo tiste dele, ki bi jih lahko neposredno uporabili pri pripravi skupnih smernic za dolgotrajno ohranjanje e-vsebin. Predlog: upoštevajo naj se tudi relevantne podlage, ki jih navajata ostali dve skupini (povezava: http://evsebine.ljudmila.org/Dostopnost in http://evsebine.ljudmila.org/Digitalizacija)

Izvedejo: − Miro Novak, Judita Mesarič, Tatjana Hajtnik, Tatjana Rezec Stibilj, Vladimir Sunčič, Nada Čibej, Polonca Blaznik, Samo M. Strelec − Matjaž Kragelj, Janko Klasinc, Stanislav Bahor, Alenka Kavčič Čolić, Andrej Pančur, Sabina Povšič, Mojca Šorn, Jurij Hadalin, − Tanja Čajevec, Mojca Čermelj, Ksenija Kovačec, Dušan Miklavčič, Ivan Nedoh, Matjaž Požlep

Zgornje skupine pregledajo standarde, ki so jih posamezniki (inštitucije) navedli v anketi.

Rok:

5. Ali ste seznanjeni z referenčnim modelom za odprt arhivski informacijski sistem (OAIS), ki ga predpisuje standard ISO 14721?

(http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf">http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf)?”

  • 8 odg: DA
  • 2 odg: NE
  • / odg: Ostalo

Predlagani cilj delovne skupine: Delovna skupina oblikuje predlog za prevod standarda ISO 14721 (model OAIS) v slovenski jezik.

Organizacijska skupina: vodja Miro Novak, člani: Stanislav Bahor, Tatjana Hajtnik, Tanja Čajevec, Polonca Blaznik, Ksenija Kovačec

Rok:

6. Navedite tipe gradiva (e-vsebin), ki so predmet vašega trajnega ohranjanja (dokumenti, fotografije, avdio/video, itd.)

Tip gradiva (e-vsebin) − Format, v katerem trenutno hranite to gradivo

  • Fotografije in slike − TIF, JPG, PNG, RAW, NEF, JPEG 2000
  • Pisno gradivo, načrti, karte, dokumenti (skenirani zapiski, ...), besedilno in slikovno − PDF, DOC, XLS, TIFF, JPG, GIF, DWG, DWF, CDR, DBF, PDF/A, PNG, HTML, XML, TEI, Latin-2, UTF-8, W3C XML, ODF, JPEG 2000
  • Uradne evidence/Baze podatkov − MDB (SW: MS Access, ESRI ArcView), unikatne in odprtokodne npr. jQuery(?)
  • Video zapisi − AVI, WMV, MP4, MPEG, DVX, MPG4, Digital master
  • Digitalizirani zvočni posnetki − MP3 (MPEG-2 Audio Layer III)
  • Zajete vsebine na spletu − WARC, HTML
  • e-knjige − EPUB, mobi, ibooks
  • Avdiovizualno gradivo (breizgubno stiskanje) − ANSI/SMPTE 268M (DPX), Motion JPEG2000, FLAC
  • Avdiovizualno gradivo (izgubno stiskanje) − MPEG-2 Audio Layer III (MP3), MPEG-2 Audio AAC, MPEG-4 Audio AAC, MPEG-4 AVC
  • Grafični dokumenti − TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG 2D v1.1 W3C, DWG 3D
  • Stiskanje (kompresija) − LZW, CCITT group 4, ZIP

Predlagani cilj delovne skupine: Delovna skupina oblikuje predlog formatov za posamezne tipe gradiva, ki so primerni za dolgoročno ohranjanje tega gradiva. Glede na to, da so ETZ pravni predpis bo ključni cilj dopolnitev obstoječih formatov za dolgoročno ohranjanje e-vsebin, ki so v trenutno veljavni različici ETZ 2.0. Predlog: upošteva naj se tudi nabor gradiva, ki ga navajata ostali dve skupini (povezava: http://evsebine.ljudmila.org/Dostopnost in http://evsebine.ljudmila.org/Digitalizacija )

Izvedejo:

Rok:

7. Navedite dosedanje izkušnje s trajno hrambo e-vsebin (npr. zaključeni projekti, projekti v izvajanju ali planirani projekti)

Novi Zato Ptuj

Stran 4SJAS
Projekt slovenske javne arhivske službe (SJAS) razvoja državnega e-arhiva v izvajanju, delno financiran z EU sredstvi.

Izvedena večja količina digitalizacije različnih vrst gradiva, ki ga je treba dolgoročno ohranjati.

NUK
Sodelovali smo na več projektih s tega področja, tudi v sodelovanju z drugimi nacionalnimi knjižnicami in raziskovalnimi instituti.

Leta 2006 smo v okviru projekta dLib.si začeli z gradnjo digitalnega repozitorija na osnovi referenčnega modela OAIS s pomočjo odprtokodnega sistema Fedora. Gradnja osnovnih modulov je zaključena, dodatno pa razvijamo funkcionalnosti, ki so pomembne za izvajanje trajnega ohranjanja digitalnih virov.

Del gradiva, ki ga hranimo v repozitoriju, je dostopen preko portala http://dLib.si.

Po prejetju Strategije za trajno ohranjanje digitalnih virov pripravljamo smernice in priporočila (za arhivske formate, fizične nosilce podatkov, metapodatke in podobno) za področje knjižničarstva in informacijsko znanost.

Slovenska kinoteka
Dosedanje izkušnje pri digitalizaciji AV gradiva so, da poteka projekt digitalizacije posameznega filma nekaj let, in to izključno zaradi stalnih težav s financiranjem.

MPJU
V letu 2013 projekt razvoja eHrambe; prva faza priprava priporočil, druga faza rešitev za hrambo e-dokumentov, starih 5 let in več do uničenja ali izročitve v pristojne arhive.

Povzetek ugotovitev
Največ izkušenj na področju dolgoročnega ohranjanja e-vsebin imajo arhivi v SJAS in NUK. Imajo tudi sprejeti strategiji, arhivom jo je potrdila tudi Vlada RS in je v izvajanju.

Tesno povezan s slednjim je tudi MPJU (zdaj MNZJU?) s projektom eHramba. Oba projekta, tako e-ARH.si kot eHramba sta uvrščena v Akcijski načrt Elektronskega poslovanja javne uprave od 2010 do 2015 (AN SREP), ki ga je leta 2010 prav tako potrdila Vlada RS. Ostali imajo izkušnje predvsem z digitalizacijo ali pa jih sploh nimajo.

8. Kako imate urejeno materialno varstvo vaših e-vsebin:

  • 9 odg: hranjenje izvajamo na lastni infrastrukturi
  • 2 odg: hranjenje imamo pri zunanjih izvajalcih
  • 1 odg: drugo: gradivo hrani na treh lokacijah. Osnovni strežnik se nahaja v ustanovi; baza in aplikacije so vezane na redundančni strežnik v oblaku (Amazon). Gradivo, ki ga nameravamo trajno hraniti (prezentacijske in arhivske kopije), hranimo v internem repozitoriju, ki se nahaja na Arnes-ovem strežniku. Presečno arhivsko kopijo celotnega portala mesečno arhiviramo na tračni magnetni zapis.

Povzetek ugotovitev: Večina anketiranih inštitucij hrani svoje gradivo na lastni infrastrukturi, manjši del ima hrambo pri zunanjem ponudniku. Obstaja tudi primer hrambe v javnem oblaku. Arhiv RS že pripravlja smernice za hrambo gradiva v računalniškem oblaku (javnem in privatnem) v dogovoru z MPJU.

9. Izpostavite ključne probleme, s katerimi se srečujete vsakodnevno pri zagotavljanju trajnega ohranjanja vaših e-vsebin.

  • Glavni problem je pomanjkanje prostora na lokalnem strežniku

  • Avtorsko-pravne »blokade« in mišljenje čuvarjev izvornega gradiva alla »to je moja last, ne dam, ne pokažem, ne dovolim«
  • Prevladujoče mišljenje, da je digitalizacija delanje fotoalbumčkov
  • Denar – orjemo ledino na gledališkem področju in to »itak ni potrebno«, saj »ni kaj ohranjat«
  • Problem vidim, da hranimo digitalizate na strežniku v tujini. Na relevantnost gradiva bi pričakoval, da bo država uredila hranjenje takega gradiva doma, sistemsko

  • Za lastno digitalno gradivo zagotavljamo materialno varnost, vendar ne moremo govoriti o trajnem ohranjanju e-vsebin v smislu veljavnih priporočil in standardov.
  • Ni strategije trajnega ohranjanja na državnem nivoju: kdo bo nosilec za trajno hrambo (ali bo to ena ali več institucij), za katere digitalne kulturne vsebine država zagotavlja trajno hrambo, roki za izvedbo. Obstajajo "področne" strategije (e-ARH.si, Strategija trajnega ohranjanja digitalnih virov NUK), večina drugih kulturnih ustanov (npr. muzeji, galerije, institucije za varstvo nepremične in žive dediščine) se problema trajne hrambe še ni strateško (niti izvedbeno) lotila, čeprav hranijo in digitalizirajo pomembne in obsežne sklope kulturnih vsebin, ki so kulturna dediščina.
  • Institucije nimajo kadrov z ustreznimi znanji.

  • Najpomembnejši problem, ki bi ga radi izpostavili, je kadrovska podhranjenost. Ta je prisotna tako pri razvoju in vzdrževanju sistema za trajno ohranjanje kot pri aktivnem izvajanju procesov po referenčnem modelu OAIS.
  • Drugi problem je različna kakovost gradiva, ki ga prejmemo v naš digitalni repozitorij za hranjenje. Veliko lažje bi nam bilo, če bi se založniki in posredniki, ki nam pošiljajo digitalno gradivo, trudili, da nam oddajo gradivo tudi v arhivskih formatih, ali vsaj v formatih, ki omogočajo neizgubno pretvorbo vanje.
  • Tretji problem je, da še vedno poteka uvoz gradiva iz strežnikov v digitalni repozitorij, saj je potrebno poskrbeti za vnos vseh metapodatkov, ki so pomembni za trajno ohranjanje.

  • Pridobivanje informacij za najbolj primerne formate za dolgoročno arhivsko hrambo AV gradiva;
  • Pomanjkanje strokovnih delavcev,
  • Pomanjkanje ustrezne opreme, zlasti za preverjanje sprejetih in hranjenih v izvorno digitalni obliki in digitaliziranega gradiva;
  • Materialno varstvo-pogoji hrambe (temperatura, vloga, skladiščni prostor itd)
  • Avtorske pravice na področju varstva digitalnega gradiva, digitalizacije in dostopa
  • Zagotovitev ustreznih sredstev za zgoraj navedena področja

  • Trenutna postavitev in obseg digitaliziranega in digitalnega gradiva ter v točki 9 navedeno materialno varstvo e-vsebin omogočata nemoteno delo in arhiviranje. V prihodnosti bomo z veseljem sledili standardom, določenim z Digitalno agendo.

  • Potrebne kapacitete strojne opreme zadostujejo le za kratek čas. Pogrešamo resnično varno skladišče, kamor bi shranili »originalne digitalizate«.

  • Problem predstavljajo predvsem digitalizirana AV gradiva, saj jih hranimo samo na LTO trakovih (ne gre za veliko količino), medtem ko bi bilo bolje hraniti tudi v digitalnem repozitoriju.

  • Določitev standardov za digitalni zajem in e-hrambo digitaliziranega in digitalno izvornega gradiva
  • Določitev metapodatkov
  • Določitev tipov uporabnikov, njihovih pravic in dostopov
  • Pomanjkanje jasnih in razumljivih smernic, priporočil, ki bi jih naročniki (Državni organi) upoštevali pri razvoju informacijskih sistemov

Povzetek ugotovitev:

Anketirane inštitucije v večjem delu navajajo probleme materialnega varstva e-vsebin (pomanjkanje prostora na lastni infrastrukturi, hramba gradiva v tujini, hranjenje gradiva v neprimernih formatih za dolgotrajno hrambo)

Večina anketiranih inštitucij navaja pomanjkanje nacionalne strategije na področju dolgotrajnega ohranjanja e-vsebin s poudarkom na ustreznih formatih, avtorskih pravicah.

Praktično vse anketirane inštitucije se soočajo s problematiko pomanjkanja kadrov z ustrezno izobrazbo in usposobljenostjo ter pomanjkanjem finančnih sredstev za zagotovitev dolgotrajne hrambe e-vsebin.

Predlagani cilj delovne skupine: Delovna skupina pripravi predstavitev stanja na področju dolgotrajnega ohranjanja e-vsebin kulturne dediščine in predlog ukrepov za izboljšanje. Elaborat se naslovi na pristojno ministrstvo kot eden izmed izdelkov delovne skupine v okviru evropske digitalne agende.

Izvedejo:

Rok:

10. Vaši predlogi o ciljnih nalogah delovne skupine za trajno ohranjanje e-vsebin:

Priporočila oziroma medsebojna podpora pri reševanju nastalih konkretnih vprašanj o hrambi e-vsebin.


Zapisati od 5 – 8 točk, po prioriteti, ki jih že zdaj lahko in jih bo v prihodnje morala narediti država, če želi, da imamo stvari »kot je treba«. Med njimi:

  •  »predpisati« pravni člen v avtorskih pogodbah, da vsak avtor, ki dobi honorar iz javnih sredstev, po avtomatsko prepušča, dovoljuje itd.... objavo svojega dela (fotografija, članek...) Nuk-u, Arhivu, muzejem, arhivom ... - organizacijam, ki so v javnem interesu in se ukvarjajo z digitalizacijo, hranjenjem, dostopanjem do e-gradiva.
  • Centralno, sistemsko in dolgoročno urejena infrastruktura za trajno hrambo na nacionalnem nivoju.
  • Prejemnikom javnih sredstev (gledališča imam v mislih) predpisati, da morajo v referenčni muzej, arhiv, institut... oddati izvorno e-gradivo (ki ga bo vse več) in točna navodila, v kakšni obliki. Nekak »obvezni e-izvod«.
  • V javnih zavodih s pomočjo »avtoritete« (Arhiv, Nuk...) izobraziti osebo, ki bo skrbela za e-gradiva v organizaciji in bo vezni člen med organizacijo in muzeji, arhivi, knjižnicami.
  • Skupaj, v partnerstvu z »izvajalci« intenzivno kandidirati na resna EU sredstva.

Izdelati nabor izvedljivih aktivnosti, ki bodo pomagale vsem, ki se s tem ukvarjamo:

  • prevesti ISO 14721
  •  »razlagalni slovarček« - terminologija
  • enotni tehnični standardi
  • enkrat letno srečanje ljudi, ki se s tem ukvarjajo, s ciljem: izmenjava dobrih praks, rešitev, izkušenj,
  • iskanje sinergijskih učinkov med organizacijami

Izdelati:

  • osnovna priporočila (smernice, zahteve) za trajno hrambo digitalnih vsebin,
  • seznam (začetna nastavitev) relevantnih standardov in priporočil za področje trajne hrambe digitalnih kulturnih vsebin (in predlagati njegovo stalno vzdrževanje),
  • seznam (začetna nastavitev) primerov dobrih praks, projektov, institucij, relevantnih za področje trajne hrambe digitalnih vsebin.

V praksi imajo le posamezne institucije vzpostavljeno trajno hrambo za sklope digitalnih gradiv (npr. Arhiv RS, NUK), večina kulturnih institucij pa problema trajne hrambe še ni začela reševati. Koordinacija med institucijami na področju zagotavljanja trajne hrambe digitalnih gradiv je slaba. Zaradi kompleksnosti problematike je smiselno vzpostaviti prototip zagotavljanja trajne hrambe, ki bo lahko služil različnim kulturnim ustanovam, ter vzpostaviti večjo koordinacijo in sodelovanje med institucijami.


Glede na to, da v tej skupini sodelujemo strokovnjaki iz različnih področij, bi predlagali, da poiščemo skupna področja, v okviru katerih bi lahko sodelovali. Menimo, da ni smiselno, da natančneje opredeljujemo prakso, ampak je bolj pomembno, da pripravimo splošne nacionalne smernice in priporočila ter določimo osnovne zahteve infrastrukture in pogoje za trajno ohranjanje, ki bi veljali tako za ustvarjalce digitalnih virov, kakor za tiste organizacije, ki se šele začenjajo ukvarjati s trajnim ohranjanjem digitalnih virov.


Doseči dogovor o najprimernejših formatih, primernih za dolgoročno arhivsko hrambo

  • doseči skupna izhodišča glede avtorskih pravic, ki bi jih predlagali za to področje odgovornim državnim institucijam
  • izpostaviti sodelovanje z institucijami, ki prevzemajo in hranijo sorodno ali podobno e-gradivo (v našem primeru fotografije, avdiovizualne in avdio vsebine)

Opredeliti minimalne priporočljive skupne standarde za dolgoročno hranjenje, navezava osrednje infrastrukture na Arnes.


Če bo skupini uspelo realizirati prevod standarda ISO 14721 in ga uveljaviti kot slovenski standard, bo to velik korak naprej na strokovnem in terminološkem področju.


Po mojem vsaj to, da se uskladimo in sprejmemo tiste standarde, ki so na določenem področju v uporabi v že v tujini, bodisi v EU, ali so določeni že v okviru ISO, in če obstajajo področni napotki, kot je Digitalna agenda za evropsko filmsko dediščino, ipd.


  • Zagotoviti prevod OAIS standarda v Slovenski jezik.
  • Pripraviti primerjavo terminov različnih strok na področju, zajema, e-hrambe in dostopa
  • Nabor projektov, dobrih praks in rezultatov iz področja udeleženih strok in ne samo udeleženih institucij v sodelovanju s krovnimi interesnimi organizacijami (ICOM SI, ...)

Pripravili:
Tatjana Hajtnik
Judita Mesarič